Lorsqu’on travaille en entreprise, on est souvent obligé d’assister à quelques réunions au cours de la semaine, et il se peut même qu’on nous attribue le rôle de l’animateur de réunion. En effet, il y lieu de rappeler qu’une réunion est un moyen de regrouper les employés de l’entreprise afin de les tenir au courant sur quelque chose, afin d’entendre les avis de chacun et également afin de prendre une décision ensemble.
C’est donc une étape cruciale si l’on souhaite trouver des solutions rapidement ou développer les activités de l’entreprise efficacement. D’où l’intérêt de bien se préparer en avance lorsqu’on doit aller à une réunion.
S’interroger sur l’importance de la réunion
Avant d’organiser une réunion, il y a lieu de s’interroger tout d’abord si c’est vraiment nécessaire de faire une réunion, parce que si ce n’est pas le cas, les employés peuvent avoir plus de temps pour travailler et il y aurait moins de réunion dans la journée.
Autrement dit, le fait d’organiser trop de réunions au sein d’une entreprise peut avoir des effets néfastes sur les résultats de l’entreprise car cela entraine souvent des pertes de temps et aussi d’argent. Donc, si c’est encore possible, il est mieux d’échanger tout simplement les informations via des mails ou de poser quelques affiches sur les murs.
Fixer un timing et un lieu de réunion précis
La seconde étape consiste à fixer la date, l’heure et l’endroit où va se dérouler la réunion. Logiquement, ces derniers doivent être réfléchis en fonction de la disponibilité de chacun. Sinon, il peut aussi s’agit d’une réunion systématique ou d’une réunion hebdomadaire qui figure déjà dans l’emploi du temps de chaque employé.
Quant au lieu de la réunion, l’idéal est de choisir une salle tranquille et facile d’accès pour chaque participant puisse y être à temps. Et il ne faut pas oublier de sélectionner un endroit qui est déjà dotée de tous les équipements nécessaires pour ne pas perdre du temps à déplacer des meubles et pour faciliter la communication des informations.
Monter la liste des participants et préparer la réunion
Pour continuer, il faut maintenant penser à établir la liste des participants. Comme petite astuce, il ne faut inviter que les personnes qui sont vraiment concernées par le sujet pour que les autres puissent continuer leur travail et aussi pour que les informations restent confidentielles.
Et c’est juste après cela qu’il faut commencer à préparer la réunion, c’est-à-dire qu’il faut avertir tous les participants sur le problématique de la réunion afin que tout le monde cherchent de nouvelles idées quelques jours en avance.
Apprendre à parler en public et dresser un compte rendu
Par ailleurs, de nombreuses personnes ont du mal à parler en public, donc pour maîtriser la prise de parole pendant la réunion, il est conseillé de voir les astuces exposées sur le site https://30ansdelaconf.fr/.
Quoi qu’il en soit, la réunion est normalement dirigée par un manager, donc il ne faut pas trop s’en faire. Enfin, après une réunion, il ne faut pas oublier de dresser un compte rendu qui va détailler suffisamment toutes les idées qui y ont été évoquées.
Sommaire