La gestion optimale des données est l’un des piliers du bon fonctionnement d’une entreprise, mais cette tâche peut lui revenir cher sur le long terme. En s’adjoignant les services d’un prestataire externe, elle a la possibilité de diminuer les coûts de la saisie de données tout en ayant la garantie d’un service exécuté dans les normes.
Pourquoi faire confiance à un prestataire en saisie de base de données ?
Diverses raisons peuvent amener les entreprises à faire appel à un prestataire externe en saisie de base de données. Parmi les motivations principales figure celle liée au coût de cette activité et son caractère chronophage. En effet, la saisie de base de données en interne requiert une mobilisation importante de ressources humaines. Parallèlement, elle contribue également à l’augmentation des charges fixes.
En choisissant de faire appel à une entreprise spécialisée en externalisation de saisie de base de données, l’entreprise a la possibilité de bénéficier des services de professionnels en la matière. En outre, le prestataire dispose le plus souvent d’un panel d’options, par exemple le traitement des informations. L’entreprise pourra aussi choisir les prestations en fonction de ses possibilités financières. En d’autres termes, l’externalisation de la saisie des données permet à l’entreprise de se consacrer à son activité principale.
Les principes à respecter pour une externalisation efficace
Il importe de savoir qu’il ne suffit pas de lancer un appel d’offres pour externaliser. Quelle que soit la fonction concernée, une entreprise qui souhaite externaliser doit établir en amont une feuille de route. Elle doit définir avec précision ce qui relèvera de ses compétences de ce qui relèvera de celles du prestataire, car les malentendus seront, tôt ou tard, des foyers de dysfonctionnement.
Il est à souligner que l’externalisation dépasse le simple contrat de sous-traitance. Les notions de confiance et de pérennité sont essentielles pour que le la collaboration fonctionne. Par conséquent, l’entreprise ne doit pas limiter sa sélection de prestataires sur le seul critère du coût. Selon la fonction concernée, d’autres facteurs doivent être évalués : par exemple la proximité géographique pour la logistique, les autres clients du prestataire pour le commercial, ou encore le niveau technique proposé pour l’informatique.
Le formidable développement de l’externalisation au cours de la dernière décennie est lié à l’essor des nouvelles technologies. Ces dernières rendent accessibles des outils et des supports qui permettent à l’entreprise de se fractionner tout en continuant à communiquer. La mise en place d’un intranet, le déploiement d’un centre de relation client multi-canal sont par exemple de points de départ possibles pour une bonne démarche d’externalisation.
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