L’externalisation des travaux relatifs à l’utilisation de l’outil informatique est une option de plus en plus incontournable, tout en étant accessible, pour les entreprises qui veulent baisser leurs coûts. Cette pratique concerne divers domaines, dont la saisie de factures qui est une tâche laborieuse et chronophage.
Quels sont les principes de l’externalisation ?
L’externalisation est une pratique qui consiste à sous-traiter des travaux à une entreprise ou agence offshore se trouvant en dehors du périmètre géographique commanditaire. La plupart du temps, l’entreprise prestataire se trouve à l’étranger. Cette manière de travailler permet aux entreprises commanditaires de profiter de coûts de réalisation réduits en raison des barèmes de salaires et des charges sociales qui ne sont pas les mêmes que chez elles.
Dans le domaine de l’informatique, l’externalisation des tâches permet un gain de temps conséquent, ce qui offre à l’entreprise commanditaire la possibilité de se consacrer sur son cœur de métier. La productivité se retrouve ainsi améliorée. Par ailleurs, recourir à l’externalisation donne la garantie d’une réalisation sans faille de la commande. Et dans le pays hôte, l’externalisation se présente comme un formidable moteur de croissance en créant de nombreux emplois et en assurant des formations continues aux travailleurs. Parmi les types de travaux les plus demandés figure la saisie de factures, une tâche qui coûte de nombreuses heures de travail aux entreprises.
Les critères de choix d’un partenaire en externalisation
La communication est la première clé de réussite d’une collaboration dans le domaine de l’externalisation. Et pour cause, il faut que les consignes soient clairement précises, et que l’entreprise exécutrice soit suffisamment réactive en cas de problèmes pour ne pas faire perdre du temps à son client. Il importe donc de se poser la question de savoir si le partenaire en externalisation dispose du personnel et de la formation adéquate pour réaliser les travaux. Le nombre de fuseau horaire entre le pays du commanditaire et celui du sous-traitant est aussi à prendre en compte pour une communication fluide, même si la grande majorité des sociétés d’externalisation proposent des services opérationnels 24 h / 24.
En ce qui concerne la saisie de factures, une société d’externalisation doit être capable de permettre à tout moment au commanditaire de visualiser la liste des factures, de consulter, de contrôler et de corriger et d’imprimer celles-ci en format PDF. Le commanditaire a le choix entre un prestataire spécialisé dans ce type de service ou une agence d’externalisation généraliste. Dans ce dernier cas, il pourra poursuivre avec elle sa stratégie d’externalisation en lui confiant d’autres commandes.
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